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今回は、国際ビジネスや海外での取引を行う際に欠かせない「サイン証明」、そしてその手続きを大いに簡素化している「ハーグ条約」についてご説明します。

サイン証明とは？

サイン証明は、署名がその人自身によるものであると、公的な機関が証明する手続きです。特に海外との取引では、この手続きが非常に重要になります。

日本では印鑑文化が非常に根付いており、契約書や公的文書には通常、印鑑が押されます。しかし、国際的なビジネスや外国との取引では、サイン（署名）が一般的です。

サイン証明は、公証人、商工会議所、大使館などの公的機関によって、サインが真正であると証明される手続きです。

この証明によって、万一の紛争の際にも、サインが真正であるとの強い推定が得られます。すなわち、サインが偽造や不正ではないと証明することは、ビジネスの透明性と信頼性を高めるために不可欠な手続きです。

サイン証明の必要性

このサイン証明があることで、署名が偽造や不正ではないと証明されます。その結果、取引の安全性と信頼性が高まります。

国際取引だけではなく、海外の税務当局や、許認可を行う当局からも、手続きのために提出を求める文書の真正を担保するために、求められることが多くあります。認証対象は、契約書はもとより、パスポート、委任状、定款（翻訳付）、登記簿謄本（翻訳付）と多岐に及びます。

ハーグ条約について

ハーグ条約、正式には「外国公文書の認証を不要とする条約」とは、1961年に採択され、1965年に発効した多国間条約です。この条約は、外国の公文書に関する認証（legalisation）手続きを不要とするもので、アポスティーユ（Apostille）という一定様式の証明書の付与だけで足りるようにしました。

以前は、例えば日本の市役所が発行した公文書をフランスで使用する場合、その文書が真正であることを多くの機関を通して証明する必要がありました。これは非常に煩雑で時間もかかりました。しかし、ハーグ条約の加入により、このような手続きが大幅に簡素化されました。

サイン証明の手続きとハーグ条約

基本的にサイン証明は次の流れで行われます。

1. 公証人役場　まず、署名がその人自身によるものであることを証明するために公証人役場での手続きが必要です。

2. 法務局　次に、公証人役場で認証された文書を法務局で確認します。

3. 外務省　ハーグ条約加盟国に提出する場合は、外務省でアポスティーユの手続きを行います。非加盟国の場合は「公印確認」、すなわち日本の官公署の押印が真正なものかの確認を外務省が行い、次の手続きに移行します。

4. 大使館・領事館　ハーグ条約非加盟国の場合、大使館や領事館での認証が必要となります。

ハーグ条約加盟国については、１〜３における認証手続＝アポスティーユの付与で終了します。なお、都市部では、ワンストップで公証人が外務省の手続きも代行してくれることがあります。

行政書士としてのサポート

サイン証明やハーグ条約に関わる手続きは専門的な知識を要する場合が多く、私たち行政書士が手続きを代行することで、より確実かつ効率的な進行が可能です。

とくにサインの証明の仕方（本人が出頭する必要があるか、証明者の前で署名する必要があるのか）を検討する必要がある場合があります。また、日本語があまり通じない領事館等においてはコミュニケーション力がないと積極的に疑義をただし、適切な手数料で適切な認証を行ってもらうことが難しいことがあります。

以前、領事館で、ある文書を翻訳してもらい、それぞれ認証をしてもらう必要があるケースで、同じ文章なのに文書の数に対応する翻訳料を加算されていて、高額な請求を受けたため、明細を担当官に問いました。同一文書であるのだから、翻訳料を加算するのはおかしいではないかと抗議し、高額な手数料を依頼者にご負担いただくことを防ぐことができたことがあります。また、受付時間が終わると、告知なく窓口を閉めてしまって、今日は終わり！というようなところもあります。柔軟すぎる窓口運用に対応できないと、何回も出向く必要があったりします（インターネットでは手数料も手続の詳細も公表されていない領事館が多数あります）。領事館に問い合わせのメールをしても、放置されることはよくあります。日本に所在しているとはいえ、やはり領事館等はあくまで「外国」です。語学力がないと、領事館窓口の一方的な思い込みで不適切な処理をされてしまうことがあるのです。

まとめ

国際取引においては、サイン証明とハーグ条約の理解は必須です。

ハーグ条約によって、かつては煩雑で時間がかかる手続きが大幅に簡素化されています。しかし、中国、台湾、ベトナムなどをはじめ、加入していない国も多く、面倒な手続きをする必要がある場合があります。

松村総合法務事務所では、これらの手続きをスムーズに進めるためのサポートを提供しています。語学力、交渉力を活かして、ご依頼者様が求める認証手続きを代行いたします。当事務所は外務省（大阪）にも近く、スピーディーな認証サービスを提供することが可能です。

どうぞお気軽にご相談、ご依頼ください。